| #### Definiendo e insertando campos |
| Antes de saber cómo relacionar unos datos con otros es preferible conocer algo más acerca del tipo de elemento que hay con el que trabajarás y te permitirá realizar este trabajo: los campos. Creas una carta que te servirá de plantilla para enviar a los clientes más selectos del restaurante. En ella sólo escribes el cuerpo de la carta porque aún no sabes a quién irá remitida ni cuando, así que en el lugar donde debe aparecer ésta información simplemente escribes una referencia a la misma, como por ejemplo, si debe aparecer el nombre escribes [NOMBRE]. Parte de la información que nos proporcionen estos campos y que se añadirá a la carta provienen del mismo documento mientras que otros se generarán de forma automática a partir de ciertos datos externos. El cuadro de diálogo de inserción de campos lo encontrarás en el menú Insertar. Aquí ya vistes cómo insertar el número de página o el número de todas las páginas de un documento, pero si accedes a la opción Otros dentro del submenú Campos se abrirá un cuadro de diálogo donde podrás insertar otros tipos de campos. Podrás insertar igualmente campos a través de la combinación de teclas ctrl. Como ves son seis las pestañas que te ofrece, haciendo referencia cada una a la categoría en la que los podemos agrupar según su uso: documentos, referencias, funciones, información del documento, variables y bases de datos. Son muchos los tipos de campos por lo que aquí sólo verás algunos de los más destacados. Los campos de Documento se usan para insertar contenidos que se refieran directamente al documento actual. Así, junto a características específicas del documento como pueda se el nombre de archivo, plantilla del documento y datos estadísticos, los campos del documento también incluirán datos del usuario, fecha y hora. Los datos del usuario son los que aparecen dentro del menú Herramientas / Opciones, en OpenOffice.org / Datos del usuario. Así, si quieres incluir al final de la carta tu nombre y tu cargo o, en su caso, los del dueño (si es que son éstos los datos que aparecen en los Datos del usuario), solo tendrías que situar el cursor o seleccionar el texto que aparece en el lugar donde debe ir dicho campo en el documento, acceder al menú Insertar / Campos / Otros, y en la pestaña Documentos hacer un clic sobre el tipo de campo Autor y en Selección en Nombre. Una vez seleccionado el tipo de campo a insertar pulsas sobre el botón Insertar y automáticamente te aparecerá en el documento. El procedimiento es el mismo para insertar los apellidos y el puesto. Observa que el cuadro de diálogo Campos seguirá abierto cuando pulsamos insertar y que podemos seguir trabajando en el texto del documento sin problemas a pesar de que éste siga abierto. Una vez insertado un campo, al seguir el cuadro de diálogo abierto podemos volver a seleccionar o indicar la posición de un nuevo campo e insertarlo. Si al insertar los campos no ves el contenido de los mismos sino que sólo ves el tipo de campo que insertas es porque tienes activada la opción Campos dentro del menú Insertar. En caso contrario, si quieres ver el contenido de los campos y no el tipo de campo que insertas debes desactivarla. Dentro de la misma pestaña Documento puedes insertar también campos que hacen referencia a la fecha y a la hora, tanto fija como no. En el caso de tu carta, te interesa insertar un campo de fecha y de hora que sean fijos para indicar el día y la hora en la que tendrá lugar la gala benéfica, mientras que para la fecha de envío del documento prefieres que ésta dependa del día en que se imprima el documento o se abra para imprimir. Para insertar la fecha o la hora fija, después de abrir el cuadro de diálogo Campos haz clic en la posición del documento donde se insertará, selecciona el tipo de campo Fecha u Hora y en Selección opta por Fecha (fija) u Hora (fija), sin más. Luego puedes seleccionar en el siguiente cuadro un formato específico. En el caso de insertar una fecha u hora variable, que se actualizará siempre al día en que se abre el documento, selecciona la opción fecha u hora. Al insertar un campo de fecha u hora, ya sea fijo o no, siempre se insertará la actual. Para que no sea así, antes de pulsar en insertar indica en la opción Corrección en días (para la fecha) o Corrección en minutos (para la hora) para sumar o restar. Para actualizar los contenidos de todos los campos de un documento pulsa F9 o selecciona la opción Seleccionar todo del menú Editar y pulsa F9. A través la pestaña Información del documento podremos insertar campos cuya información provenga de la que tengamos en la ficha Propiedades, dentro del menú Archivo. Para modificar el contenido de un campo has de seleccionarlo y acceder al menú Edición / Campos. Se abrirá un cuadro de diálogo similar al de Campos donde podrás modificarlos. Los botones en forma de flecha te permitirán saltar de un campo a otro del mismo tipo dentro de un documento. Observa cómo ha quedado la carta después de insertar campos relativos al documento.
| Definiendo e insertando campos ¿Qué categoría usarías para insertar los siguientes campos?
a) | El Título del documento |
b) | La fecha de hoy |
c) | Comentarios del documento |
d) | El nombre del archivo |
DEMO: Observa cómo insertar campos de Documentos. Selecciona el texto a sustituir por los campos de Documentos. Luego accede al menú Insertar / Campos / Otros. Al abrirse el cuadro de diálogo Campos haz clic sobre la pestaña Documento. Selecciona el tipo de campo Remitente y luego Puesto, para insertar el contenido de esta información. Haz clic en Insertar y luego en Cerrar. Selecciona el texto que será sustituido por el campo donde se insertará la fecha en la que tendrá lugar la cena. Pulsa ctrl. + F2 para abrir el cuadro de diálogo Campos. En la misma pestaña Documentos haz clic en el tipo de campo Fecha, luego en Fecha (fija) y en un Formato para la misma. En el Cuadro Corrección en días indica el número de días que hay entre hoy y el día que tendrá lugar la cena, para que al sumarlo el resultado sea el día indicado. Pulsa en Insertar y luego en Cerrar (en la demostración, debido a la resolución de la misma has de cerrar este cuadro de diálogo Campos pero se puede trabajar con él abierto en un documento normal). Selecciona el texto donde se insertará la fecha en la que se imprima o abra el documento. Pulsa ctrl.. + F2 para abrir nuevamente el cuadro de diálogo Campos. En la pestaña Documentos haz clic sobre el tipo de campo Fecha, luego en el cuadro siguiente haz clic en Fecha y selecciona posteriormente un Formato. Pulsa en Insertar y luego en Cerrar. La fecha insertada será la del día de hoy. |